Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito, diría que son básicamente las cinco siguientes:
Tener una razón de peso para llevarlo a cabo.
Poner en marcha un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfacción de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés y memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas.
Un concepto adecuado que envuelva el evento.
El concepto elegido será la tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca.
Una mentalidad de anfitrión de primera clase.
En realidad, todo en un evento depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos. Invitados sí pero, personas ante todo.
Se supone que elegimos cuidadosamente a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros intereses.
Un espacio en común.
Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al concepto elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al entretenimiento.
Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listón en este, así como en cualquiera de los demás aspectos.
